23 mars 2020
Anticipez la fin de la pandémie (IT)
Voyons comment les dirigeants doivent agir rapidement et de manière pragmatique pour gérer leurs systèmes d’information pendant la pandémie.
Le retour à la normal n’est pas encore prévu, mais nous devons commencer à avancer.
Les implications et les répercussions de la crise du COVID-19 sont loin d’être évidentes. Mais il est important que vous, dirigeant, anticipiez la reprise d’un point de vue technologique.
La crise humanitaire est toujours en cours: les quarantaines, les blocages et les images déchirantes des hôpitaux sous le poids des patients malades soulignent tous les effets dévastateurs de la pandémie à l’échelle humaine.
La situation économique de nombreux pays est désastreuse. Comme nous l’avons écrit récemment, COVID-19 est une crise qui oblige les entreprises à gérer leurs vies et leurs moyens de subsistance. Les dirigeants ont un rôle essentiel à jouer car la distanciation sociale et le verrouillage des économies nécessitent des technologies non seulement pour maintenir les activités commerciales mais aussi pour diriger les entreprises.
Alors que les dirigeants sont encore à se concentrer sur les mesures d’urgence et naviguer dans le chaos de la première vague de cette crise, les implications économiques les obligent à anticiper et à positionner leurs organisations pour faire face à la récession.
Toutefois, leur anticipation démontre déjà des orientations claires. Les sondages que nous avons menés au cours des webinars récents ont mis en évidence leurs principales préoccupations: mettre en place des outils de collaboration et des normes de fonctionnement pour travailler à domicile à grande échelle. Une priorité à court terme, qui générera une pression accrue sur les finances , mais une opportunité à plus long terme.
Compte tenu des perspectives économiques difficiles, les dirigeants pourraient être tentés d’adopter une approche radicale d’investissement dans le but de renforcer l’IT dés aujourd’hui. Ce serait une erreur. Alors que la maîtrise des coûts doit être un élément crucial de la réponse de la deuxième vague, il est plus judicieux d’accélérer les programmes et de redéfinir les priorités là où c’est encore possible afin de mettre l’entreprise dans une position de réussite lorsque la récession se terminera. A quoi bon gagner la bataille si c’est pour perdre la guerre.
Voici selon nous les 3 orientations et leviers de travail pour les TPE / PME / PMI pendant cette période:
01.
Stabiliser les mesures d'urgence.
Finaliser les dossiers d’aides gouvernementales, auprès des banques ou de l’URSSAF, mais aussi et surtout les mesures d’organisation des systèmes d’information prises en interne.
02.
Réduisez en attendant.
L’optimisation et la reduction des coûts n’aura jamais eu autant de sens que pendant cette période.
Faites le bilan et renégocier vos contrats et charges indirectes.
03.
Pivotez vers de nouveaux domaines d'intérêt.
Songez aux nouvelles opportunités d’organisation pour votre entreprise. Pensez digitale, prenez en charge de nouvelles interactions et de nouveaux services pour vos clients.
Stabiliser les mesures d’urgence.
Nous espérons tous que les mesures d’urgence prises en réponse immédiate au blocage du COVID-19 seront maintenues tant que la crise se poursuivra. Toutefois, en tant que dirigeant, il faut prioriser quatre domaines pour faire front.
Renforcer les capacités de télétravail
Les entreprises ont évolué à une vitesse vertigineuse pour prendre en charge le travail à distance. Il est maintenant important de revoir ces mesures d’urgence pour comprendre ce qui doit être mis à jour, modifier ou remplacer pour faire face aux problèmes qui continuent de nuire à la productivité.
Tout d’abord, commencez par revoir les procédures de sélection de fournisseurs ad hoc à la lumière des alternatives du marché, augmenter la capacité de vos serveurs, mettez en œuvre des processus de support évolutifs et resserrez les contrôles qui peuvent sécuriser et déployer des solutions temporaires à grande échelle.
Ensuite, agissez par priorités en donnant la possibilité de répondre aux besoins de groupes d’utilisateurs spéciaux, tels que les services clients, les utilisateurs de systèmes critiques et les employés des fonctions financières, pour s’assurer qu’ils peuvent continuer à fonctionner de manière efficace à distance. Pour les services clients, cela peut signifier de changer l’acheminement des appels vers une sous-équipe COVID-19 dédiée pour s’adapter aux changements des questions des clients. Une société peut désormais gérer toute ses fonctions supports depuis le domicile des employés, mais avec un accès limité aux informations et une aide à la décision plus lente.
Enfin, les interruptions de la chaîne logistique matérielle se sont déjà révélées être un défi important, car les pics de la demande à court terme d’appareils et de matériel informatique sont confrontés à une rupture de la logistique internationale. Il pourrait être une option, sinon une nécessité, de hiérarchiser les demandes en fonction de leur importance. Par exemple, en donnant la priorité aux employés de la fonction finance ou les membres du conseil d’administration. Puis déclinez selon les services et déterminer lequel d’entre eux peut être migré vers le cloud et déployez l’ensemble des fonctions de l’entreprises par étape.
Améliorez la cyber sécurité
En général, l’ingénierie sociale et les mesures de sécurité insuffisantes pour le travail à distance sont les deux principaux risques de cybersécurité auxquels les organisations sont confrontées en cette période de crise.
Ces dernières semaines, nous avons constaté une augmentation des cyber-attaques d’ingénierie sociale axées sur le COVID-19, qui ont exploité la confusion actuelle et diminué l’efficacité du «pare-feu humain». Les dirigeants, en collaboration avec leurs responsables de la sécurité de l’information, doivent consolider leurs cyber-protocoles pour faire face aux informations d’identification et aux données compromises, ainsi qu’au vol de propriété intellectuelle, à la fraude et à d’autres délits.
Pour résoudre ces problèmes, les responsables de la technologie devraient continuer de se concentrer sur les initiatives axées sur les communications qui renforcent la sensibilisation aux risques. Les initiatives peuvent inclure le placement de messages sur des écrans de verrouillage ou des fenêtres contextuelles et la création de canaux de communication dédiés, rapides et efficaces, permettant de rappeler les éléments de sécurité à chacun.
Pour prendre en charge ces solutions, les organisations doivent renforcer les processus clés, tels que la capacité informatique pour aider les employés à installer et configurer des outils de sécurité, sans parler de la mise en œuvre de technologies de sécurité en faisant appel si besoin à des prestataires extérieurs qui sécuriseront leurs données.
Adoptez de nouvelles pratiques de travail et tirez en des opportunités de différenciation
Le télé-travail est un facteur important de continuité aujourd’hui pour toute entreprise qui souhaite traverser la crise. Mais il est d’autant plus un réel défis, considérant que de nombreux facteurs peuvent venir parasiter l’environnement des télé-travailleurs.
Pourtant, certaines entreprises ont fait la transition de leurs unités numériques de manière presque transparente vers des environnements distants, où les membres individuels de l’équipe ont le sentiment de travailler de manière plus productive qu’auparavant. Une entreprise technologique, par exemple, a favorisé une culture axée sur les résultats qui permet aux équipes d’entreprendre leur travail en dehors des heures de bureau traditionnelles.
Lors des réunions d’équipes hebdomadaires, ils sont toujours tenus responsables de faire avancer les choses. Chacun travail à son rythme tant que l’objectif est atteint. Lorsque nous examinons de plus près les entreprises qui sont allées au-delà du déplacement des employés à domicile pour instaurer le télé-travail pendant la première vague de la crise, nous avons constaté quatre facteurs de différenciation: Ils ont changé la structure des équipes pour créer de plus petits groupes agiles d’environ cinq personnes, ont renforcé l’orientation grâce au leadership, ont mis l’accent sur les éléments culturels et déléguées les décisions, avec une responsabilité claire, aux membres individuels de l’équipe. Et pour finir ils ont élargi l’utilisation de la technologie qui favorise une collaboration efficace.
Réduisez en attendant.
Tout patron le dira, une des missions les plus importantes actuellement est la survie de l’entreprise d’un point de vue financier.
Si de nombreuses actions existent en cette période de crise, la réduction des coûts est le levier le plus efficace pour améliorer la rentabilité de l’entreprise. D’autant que lors de la phase de reprise, elle dopera les marges. Voici quatre pistes pour traquer les sources d’économie.
Optimisez et réorganisez vos achats
En période de faible visibilité comme aujourd’hui, lorsqu’il est difficile d’anticiper l’évolution du chiffre d’affaires, la maîtrise des dépenses et des consommations est une piste privilégiée pour tempérer et temporiser avant des jours meilleurs.
Dans toute PME, qu’elle vende un service ou des biens de consommation, il y a des achats, récurrents, qui méritent d’être passés au peigne fin. Profitez de la période pour ressortir tous vos contrats fournisseurs, lancez des appels d’offres, revoyez les tarifs, les conditions de paiements. Et cela vaut aussi pour vos contrats logistiques. Bien trop souvent, avec le poids et la routine du quotidien, on oublie de renégocier certains contrats essentiels, pourtant source d’économies immédiates. Cette recherche de productivité vous sera inéluctablement bénéfique à court terme, et très profitable en sortie de crise, avec des gains de 10 à 15% en moyenne.
Profitez en, si vous lancez des appels d’offres, pour challenger vos fournisseurs actuels, la fidélité est importante, mais pas au détriment de votre productivité et comparer permet de rester à jour du marché.
Suspendez ou réduisez vos frais de fonctionnements
C’est l’un des postes les plus simples à retravailler et son retour est immédiat. Les frais de fonctionnements d’une entreprise sont en général mal maitrisé. Outre le fait que les frais de déplacement vont considérablement s’amenuiser en cette période, la téléphonie, les assurances, les fournitures de bureau ou le photocopieur, peuvent eux être source d’amélioration de votre rentabilité sans pour autant réduire votre productivité.
Commencez par ressortir vos contrats en cours, suspendez ceux dont vous n’avez pas besoin pour le moment, et renégociez les tous sans exception. Bien souvent, on ajoute, on superpose, et on oublie. C’est le cas des assurances, on ajoute un véhicule commercial, puis deux puis trois, et on oublie au passage de demander une remise ou la modification vers un contrat de flotte. Tous ces détails sont à reprendre et vous permettront de soulager indéniablement votre trésorerie immédiatement.
Attention bien sûr, il ne s’agit pas non plus de déroger à votre modèle économique ni de travailler à coût discount et dans de mauvaises conditions, mais la maîtrise de ces frais est sans nul doute un levier fort qu’il est bon de renégocier tous les 2 à 3 ans.
Et puisque toutes vos factures sont sorties profitez en pour les relire et les vérifier. On estime que les factures d’énergie et de téléphonie présentent en moyenne des erreurs pour 8 à 10% d’entre elles.
Vérifier et optimisez vos charges sociales.
L’erreur est humaine, particulièrement lorsqu’il s’agit d’interpréter ou organiser les obligations sociales et légale pour le salarié. De nombreux cabinets en ont d’ailleurs fait leur spécialité, car beaucoup de PME se perdent dans les méandre des assiettes et catégories dans lesquelles ranger leurs employés.
C’est donc le moment de vous pencher sur le sujet, car vous avez là un gisement d’économies substantielles non négligeable.
La catégorie, sert au niveau des assiettes de calcule des cotisations de la sécurité sociale, tout autant qu’au charges patronales. Vérifiez et relevez le cas échéant les anomalies que vous pourrez remonter à l’administration car sachez que la loi autorise les entreprises à demander auprès de ces dernières un remboursement des charges indûment versées portant sur les trois dernières années.
Ayez d’avantage recours aux technologies
Faire des économies à court terme est important, mais la maitrise de vos coûts en temps réel est tout aussi primordial pour éviter que le bateau ne dérive trop longtemps.
Cette période particulière pousse les entrepreneurs à investir dans leurs systèmes d’information afin de faciliter le travail à distance de leurs employés. Pour autant, ils sont les premiers à souffrir d’un manque de visibilité par l’absence notamment de tableau de bord.
Investir dans un outils convivial et abordable est tout à fait possible. C’est d’ailleurs le meilleur moment pour tester certains de ces outils, offert gracieusement pendant la période de confinement. Un suivi régulier et une visibilité en temps réel sont des impératifs pour accroitre votre productivité et réduire ou maitriser vos coûts au quotidien.
Pivotez vers de nouveaux domaines d’intérêt.
Si ce n’est pas déjà fait, les dirigeants doivent également renforcer la présence en ligne de leurs entreprise et prendre en charge de nouvelles interactions et de nouveaux services pour les clients.
Renforcer le multi canal et la communication en ligne
La population étant contraints de travailler à domicile et de minimiser les visites dans les magasins physiques, les canaux de vente et de service en ligne connaissent une forte augmentation du trafic. À moyen terme, il est fort probable que nous constations que cette augmentation de traffic ne baissera pas (voir notre article comment adaptez votre expérience client à l’ère COVID-19). Pour l’instant, les entreprises doivent agir pour optimiser et renforcer leurs présence en ligne existantes afin d’améliorer les interactions avec les clients et capter de nouveaux prospects.
La gestion des pics de trafic est la question la plus urgente pour les site en ligne. Les mesures à court terme légèrement invasives peuvent inclure l’augmentation de la capacité matérielle, la diminution ou la redistribution des charges (par exemple, en exécutant des promotions pendant les heures creuses), l’optimisation technique (comme la mise à l’échelle horizontale de la couche de mise en cache) ou le ré-acheminement du trafic vers des solutions cloud évolutives .
Prise en charge de nouvelles interactions et services pour les clients
Certaines entreprises ont réagi rapidement au nouveau comportement des clients numériques en créant de nouveaux produits, tels que les reports d’hypothèque et les assurances liées à la crise, ou en déplaçant les interactions avec les clients vers les site en ligne (parfois dédié). Un gouvernement d’Europe occidentale, par exemple, s’est lancé dans une «numérisation express» des demandes d’indemnisation de quarantaine pour faire face à une augmentation de plus de 100 fois du volume. Parfois, cet effort consiste à prendre des charges dans les centres d’appels, mais le plus souvent, il aborde de véritables nouvelles opportunités commerciales. Pour interagir avec les consommateurs, par exemple, les détaillants en Chine ont de plus en plus proposé des produits à domicile dans WeChat.
Les services technologique et client de l’entreprise doivent travailler de concert pour anticiper et se préparer à offrir davantage de ces types de services, produits et canaux numériques. La clé pour atteindre les clients sera de créer des interfaces d’accès appropriées entre les systèmes informatiques internes et les plateformes sociales externes et d’accélérer l’intégration de nouveaux fournisseurs et distributeurs.
Définissez la priorité de vos projets
Compte tenu des énormes pressions auxquelles les dirigeants sont confrontées, l’ensemble du portefeuille de projets doit être examiné de près pour mesurer l’impact tangible qu’il peut produire et comment il s’intègre aux nouvelles priorités.
Il semble évident de devoir appliquer une liste de contrôle de crise pour examiner systématiquement les projets de portefeuille en fonction de critères clés, tel que: «Sommes-nous toujours en mesure de livrer, soit en interne soit avec des fournisseurs potentiellement affectés? «De quelle manière le projet répond-il aux nouvelles priorités commerciales?» «Le projet suppose-t-il des chaînes d’approvisionnement fonctionnelles?»
Avec une liste de contrôle de crise claire en place, les dirigeants et leurs équipes peuvent objectivement poursuivre, arrêter, différer ou ralentir les projets pour rester concentrés sur ce qui compte vraiment. Alors que la crise continue de se dérouler et que les TPE/PME développent une plus grande clarté sur ce à quoi ressemblera la prochaine réalité, ils devront ajuster leurs critères.
Malgré la pression et après le premier choc et la réponse réussie, il est impératif désormais pour le dirigeant de gérer plusieurs horizons de planification en parallèle pour affronter la crise actuelle, se préparer au ralentissement et, finalement, positionner l’entreprise pour réussir lorsque la reprise arrivera.